Vor allem kleinere Kirchgemeinden verwalten ihre Mitglieder häufig noch in einer Handkartei. Die 'Karteikarten' liefert die politische Gemeinde, und da diese bei Änderungen einfach ausgetauscht werden, macht es gar keinen Sinn, darauf auch interne Angaben aus der Kirchgemeinde festzuhalten. Doch auch die 'amtlichen' Personendaten können lediglich eingesehen, für eine bessere Betreuung der Gemeindemitglieder aber weder ausgewertet noch weiterverarbeitet werden. Und genau darin liegt der Vorteil unserer elektronischen Mitgliederverwaltung: alle relevanten Daten werden erfasst und gepflegt, um sie aktiv für die Gemeindearbeit zu nutzen.
Im Mittelpunkt steht eine Datenbank, in der sämtliche relevanten Informationen zu den einzelnen Mitgliedern, Ehepaaren und Familien festgehalten werden, die dann für eine Weiterverarbeitung in alle möglichen Richtungen zur Verfügung stehen.
Dabei wird nur Standardsoftware verwendet, deren Potentiale für Effizienzsteigerungen konsequent ausgeschöpft werden, darunter viele Programme, die Sie bereits einsetzen: Word für Windows, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, TwixTel, Adobe Acrobat.
Das hält die Anfangsinvestitionen niedrig, was nicht nur kleine Kirchgemeinden schätzen werden. Selbst diese Investitionen amortisieren sich bereits im ersten Jahr. Danach senkt der Einsatz unserer Lösung nachhaltig und deutlich messbar den Aufwand und die Kosten für die Verwaltung und für die Betreuung der Gemeindemitglieder. Die Gründe für die Kostensenkungen lassen sich genau benennen, so dass Sie vielleicht schon erahnen können, wie hoch die Auswirkungen in Ihrer Kirchgemeinde sein werden…
- Die Daten können von den meisten politischen Gemeinden elektronisch geliefert und in unsere Lösung importiert werden, bei der Erstübernahme, aber auch bei den wöchentlichen bzw. monatlichen Mutationen.
- Ganz nach unserer Philosophie werden beim Import der Mutationsdaten mit Hilfe eines kleinen Abgleichprogramms alle Änderungen automatisch vorgenommen, die ohne manuelles Eingreifen auskommen.
- Beim Einsatz des Abgleichprogramms müssen lediglich noch die übergeordneten Adressen für zugezogene Familien und Ehepaare angelegt bzw. bei Wegzug, Konfessionswechsel oder Todesfällen deaktiviert werden.
- Bei jeder geänderten Adresse werden Mutationsdatum und Mutationsart festgehalten, so dass etwa die Neuzuzüger einfach zu selektieren sind, um sie mit einem Rundschreiben in der Kirchgemeinde zu begrüssen.
- Die meisten Druckereien können inzwischen die kompletten Versanddaten für die Kirchenzeitung verarbeiten, wenn sie ihnen jeden Monat als Datei übermittelt werden. Mit unserer Lösung kann diese Datei mit wenigen Clicks erstellt werden, wenn der Export einmalig nach den Anforderungen der Druckerei eingerichtet wurde. Dies hat bisher bei allen Druckereien funktioniert, etwa bei Ringier für den Versand von
'Reformiert.'. - Durch die Übermittlung der vollständigen Versanddaten werden die zeitaufwendigen Mutationsmeldungen an die Druckerei sofort überflüssig, auch die Druckerei muss keine Änderungen mehr in ihrem System nachvollziehen. Dadurch werden zugleich die Fehlerquellen auf ein Minimum reduziert.
- Selbst die Gemeindearbeit lässt sich effizienter gestalten… Bei jedem Mitglied kann die Teilnahme an Veranstaltungen bzw. die Zugehörigkeit zu Gruppen und Gremien festgehalten werden. So können etwa die Teilnehmer des Jugendgottesdienstes oder des Altersnachmittags bzw. die Mitglieder des Kirchenrates per Click selektiert und mit einem persönlich adressierten Rundschreiben bzw. eMailing informiert oder eingeladen werden. Auch Teilnehmerlisten oder Etiketten / Namensschilder können für die einzelnen Gruppen per Click erstellt werden.
- Das Stimmregister wird anhand von Geburtsdatum und Zuzugsdatum tagesaktuell automatisch zusammengestellt, gerne auch getrennt nach Wahlorten. Sie halten lediglich noch manuell fest, welche Personen kein Stimmrecht besitzen, obwohl sie mindestens 18 bzw. 16 Jahre alt und länger als drei Monate in der Kirchgemeinde angemeldet sind.
- Auch Geburtstagslisten können per Click abgerufen werden… für den aktuellen oder für den nächsten Monat, aber etwa auch für alle runden Geburtstage des laufenden Jahres.
- Die Konfirmanden der nächsten Jahre können ebenfalls auf Listen ausgegeben werden, sofern das voraussichtliche Konfirmationsdatum bereits provisorisch im Feld
'Konfirmation'eingegeben wird. - In einer Nebendatenbank halten Sie zu jeder Person die Daten fest, die für die Kirchenregister relevant sind (Kircheneintritt, Taufe, Konfirmation, Trauung, Bestattung, Kirchenaustritt). Während des Jahres können Sie per Click die Personen der einzelnen Kategorien selektieren, und am Anfang des nächsten Jahres die einzelnen Register per Click in alphabetischer und in chronologischer Reihenfolge ausdrucken. Diese Ausdrucke können dann entweder direkt archiviert werden oder als Vorlage für die manuellen Eintragungen in altehrwürdige Kirchenbücher dienen.
- Persönlich adressierte Briefe oder Kurzbriefe werden von der Adresse aus in Word für Windows erstellt und automatisch gespeichert. Zugleich wird bei der Adresse ein Vorgang dazu angelegt, von dem aus sich das Dokument jederzeit per Click wieder öffnen lässt: so können Sie keine Zeit mehr mit der Suche nach Dokumenten verlieren.
- Die Adressen (etwa einer Schulklasse) können nicht nur auf einer Liste oder in eine PDF-Datei ausgegeben werden: die Daten können auch per Click in eine Excel-Tabelle kopiert werden, um sie elektronisch weiterzugeben (etwa per eMail an einen Pfarrer).
- Jede Adresse kann per Click in das digitale Telefonbuch TwixTel hochgeladen werden, wo sie dann automatisch gesucht wird. Telefonnummern und eMail-Adressen können auf diese Weise nachträglich importiert werden.
Unsere Mitgliederverwaltung fördert direkt und indirekt ein lebendiges Gemeindeleben. Durch die gewaltige Entlastung in der Verwaltung bleibt mehr Zeit für die persönliche Betreuung der Gemeindemitglieder, deren Interesse an den Gemeindeaktivitäten stärker geweckt wird, weil sie individuell angesprochen und 'abgeholt' werden. Die massiven Zeit- und Kosteneinsparungen setzen Kapazitäten für die Gemeindearbeit frei. Dadurch wird auf einmal vieles möglich, das vorher zu kurz kam oder auf der Strecke blieb.
Gerne klären wir für Sie unverbindlich mit der politischen Gemeinde und mit Ihrer Druckerei ab, ob der beschriebene Datenaustausch unterstützt wird.
Wir freuen uns darauf, Sie mit Rat und Tat bei der Einführung einer neuen Mitgliederverwaltung zu unterstützen, damit Sie schnell in den Genuss enormer Zeit- und Kosteneinsparungen kommen. Nutzen Sie unsere Kompetenz aus 25 Jahren Beratung, Schulung und Entwicklung von Lösungen im Bereich Adressen-, Vorgangs- und Dokumentenmanagement.
Gerne stellen wir Ihnen die Mitgliederverwaltung einmal in einer kostenlosen und unverbindlichen Online-Präsentation vor. Sie können jederzeit mit uns einen entsprechenden Termin vereinbaren.