Dokumentenverwaltung

Unsere WinCard Pro-Datenbanklösungen sind – oder werden auf Wunsch nachträglich – mit einem Zusatzmodul für die Verwaltung von Dokumenten ausgestattet, mit dem Sie Word für Windows-Dokumente direkt aus der Adressenverwaltung anlegen, vollautomatisch speichern und nachträglich wieder öffnen. Bei jeder Adresse kann ein Ordner mit Unterordner angegeben werden, in den die Dokumente an die Adresse automatisch gespeichert werden. Serienbriefe werden zentral in einem Ordner abgelegt und können so ganz einfach wiederverwendet werden.

Zu jedem Word-Dokument, das Sie aus der Adressenverwaltung anlegen, wird bei der Adresse ein Vorgang erstellt, von dem aus das Dokument jederzeit wieder aufgerufen werden kann. In den Feldern des Vorgangs können zusätzliche Informationen erfasst werden, um das Dokument später noch einfacher zu identifizieren.

Briefe oder Kurzbriefe zur aktiven Adresse werden per Click nicht nur in Word für Windows erstellt, sondern auch automatisch im vorgesehenen Ordner unter einem sprechenden Dateinamen gespeichert. Wird ein Dokument als unerledigter Vorgang abgelegt, gelangt es automatisch in die Pendenzenliste und gerät so nicht in Vergessenheit.

Die Dokumentenverwaltung ist besonders flexibel im Hinblick auf die Ablagestruktur. Pro Computer kann ein Datenordner benannt werden, in dem bzw. in dessen Unterordnern die Dokumente abgelegt werden. Deshalb können die Dokumente problemlos vom Hauptsystem (etwa: V:\Daten) auf ein Notebook (etwa C:\Daten) überspielt werden.

Wichtige Dokumente (Bewerbungsdossiers, Photos, Offerten, Verträge, Lizenznachweise etc.) können im gleichnamigen zweiten Register der Hauptdatenbank einer Adresse auch direkt zugeordnet werden, um sie bei Bedarf sofort von dort aus im jeweiligen Programm zu öffnen. Alle Dateiformate werden unterstützt, auch Internet-Links können in diese Felder kopiert – und von dort per Click aufgerufen – werden.

Auch einem Vorgang kann manuell ein beliebiges Dokument zugeordnet werden, etwa eine Excel-Tabelle mit der Kalkulation zu einer Offerte. Wiederbenötigte Dokumente lassen sich beim Umstieg auf unsere Lösungen auch nachträglich bei einer Adresse (direkt oder in einem Vorgang) hinterlegen. Auf diese Weise wird die Suche nach Dokumenten – für alle Mitarbeiter – auf ein absolutes Minimum reduziert.